چطور همه چیز را رمزگذاری کنیم

غفلت در امنیت داده ها، به ویژه در کسب و کارهای کوچک بسیار مرسوم است. در حالیکه سازمان های بزرگ تر، بخش آی تی، قراردادهای خدمات، و تشکیلات اقتصادی دارند، شرکت های کوچک تر بیشتر مواقع به نرم افزارهای معمولی موجود در بازار که اصولا فاقد صلاحیت امنیتی لازم هستند، اعتماد می کنند. 

اما این به این معنا نیست که اطلاعات شما اهمیتی ندارد یا در معرض خطر است. 

رمزگذاری یکی از بهترین روش ها برای امن نگه داشتن اطلاعات ارزشمند است، ولو اینکه شما آن اطلاعات را در اینترنت جابه جا، از آن روی سرور نسخه پشتیبان تهیه یا روی لپ تاپ خود آن را حمل می کنید. با رمزدار کردن فایل های موردنظر در واقع دسترسی همه، به غیر از خود و افرادی که خودتان تعیین کرده اید را به اطلاعات محدود می کنید. نکته بسیار ارزشمند این است که بیشتر نرم افزارهای مورد استفاده در کارهای اداری و کامپیوترهای شخصی، به صورت داخلی قابلیت رمزگذاری دارند. فقط باید بدانید کجا دنبال آن بگردید. در این مقاله ما به شما یاد می دهیم کجا و چگونه به دنبال این قابلیت باشید.

در ابتدا، صحبتی در مورد رمزعبور

در ابتدای هر مطلبی در مورد رمزگذاری باید در مورد غیرقابل نفوذ بودن رمزهای عبور صحبت شود. بسیاری از روش های رمزگذاری نیاز دارند تا شما یک رمزعبور قوی برای فایل تعیین کنید تا به شما اجازه رمزگذاری فایل و رمزگشایی آن برای مشاهده دوباره را بدهند. اگر رمزعبور ضعیفی برای فایل های خود انتخاب کنید، یک هکر به راحتی آن را رمزگشایی کرده و به فایل ارزشمند شما دسترسی پیدا می کند. این مساله درست برخلاف هدف رمزگذاری است.

رمزهای قوی و غیر قابل نفوذ باید ده و حتی 12 کاراکتری باشند. از حروف بزرگ و کوچک، نشانه ها و اعداد در آنها استفاده شود. اگر می توانید رمزها را به خاطر بسپارید، حتی بهتر است از 20 کاراکتر یا بیشتر برای تعیین رمزعبور خود استفاده کنید. 

برای اطمینان از اینکه رمز عبور شما حسابی قوی است، آن را در سیستم کنترل رمزعبور مایکروسافت (رایگان است)، چک کنید. هرگز از رمز عبوری که کمتر از Strong (قوی) دسته بندی شده، استفاده نکنید. 

هارد درایو را به طور کامل رمزدار کنید

شاید برای کامپیوتر خود رمزعبور گذاشته باشید. اما این نمی تواند امنیت شما را تضمین کند. زیرا ممکن است کسی کامپیوتر یا هارد شما را سرقت کند. آنگاه به راحتی می تواند درایو کامپیوتر شما را روی کامپیوتر دیگری سوار و اطلاعات شما را سرقت کند. اگر اطلاعات حساس و مهمی روی کامپیوتر خود دارید، باید از رمزگذاری کامل دیسک استفاده کنید تا اگر خدایی نکرده هارد شما دزدیده شد، سارق نتواند به راحتی اطلاعات تان را سرقت و از آنها سوءاستفاده کند. 

نرم افزار BitLocker مایکروسافت، رمزگذاری کامل هارد دیسک در ویندوز را بسیار راحت کرده است – به شرطی که کامپیوتر شما دو گزینه زیر را داشته باشد:

• سیستم عامل کامپیوتر یکی از نسخه های Ultimate یا Enterprise ویندوز 7 و ویستا، یا نسخه های Pro  یا Enterprise ویندوز 8 باشد.
• کامپیوتر شما تراشه TPM (ماژول پلتفورم مطمئن) را داشته باشد.

آسان ترین راه برای دانستن اینکه کامپیوتر شما تراشه TPM را دارد این است که سعی کنید BitLocker کامپیوتر را فعال کنید. اگر کامپیوتر این تراشه را نداشت، سیستم عامل به شما اطلاع می دهد. 

برای فعال کردن بیت‌لاکر، مسیر زیر را دنبال کنید:

Control Panel > System and Security > BitLocker Drive Encryption

یا در ویندوز 8 می توانید واژه BitLocker را جست‌وجو کنید. در منوی بیت‌لاکر، روی گزینه فعال کردن بیت‌لاکر در کنار درایو(هایی) که می خواهید رمز دار شوند، کلیک کنید. این روش بسیار ساده است. 

اگر سیستم شما بیت‌لاکر نداشت می توانید از نرم افزارهای رمزگذاری رایگان مانند TrueCrypt یا DiskCryptor استفاده کنید.

رمزدار کردن درایوهای اکسترنال و یو اس بی

برای رمزگذاری کامل درایوهای اکسترنال و هاردهای یو اس بی، می توانید از BitLocker To Go که برای رسانه های قابل حمل طراحی و ساخته شده، استفاده کنید. در این حالت نیز همچنان به نسخه پیشرفته و اینترپرایز ویندوز نیاز دارید. اما حتما لازم نیست کامپیوتر شما تراشه TPM داشته باشد. 

ترافیک اینترنتی خود را رمزدار کنید

گاهی باید ارسال و دریافت های اینترنتی خود را نیز رمزدار کنید. اگر از سیستم وای‌فای نامطمئن استفاده می کنید (به طور مثال در فرودگاه)، یک هکر می تواند به راحتی خروجی و ورودی اطلاعات اینترنتی شما در لپ تاپ تان را ردیابی کند. شاید این ترافیک شامل اطلاعات مهم و حساس باشد. برای اینکه این اطلاعات برای هکر غیرقابل استفاده باشد، می توانید آن را رمز گذاری و از وی‌پی‌ان استفاده کنید. 

شبکه مجازی مطمئن (VPN)، یک تونل امن به سرورهای قابل اطمینان ایجاد می کند. اطلاعاتی که از طریق این تونل ارسال و دریافت می شوند، رمزگذاری شده و بنابراین کاملا امن هستند. می توانید از وی‌پی‌ان های مبتنی بر وب استفاده کنید که هزینه کمی به طور ماهانه برای کاربر دارند. البته امن ترین راه این است که این ارتباط را بین کامپیوتر خود و شبکه کامپیوتر شرکت تان برقرار کرده و یا اینکه از مراکز مطمئن و امن نسبت به خرید خدمات اقدام کنید.

رمزدار کردن دراپ‌باکس (یا دیگر سیستم های ذخیره ابری)

اگر شما یا فرد دیگری در شرکت شما از سیستم های ذخیره ابری همچون دراپ‌باکس یا شوگرسینک استفاده می کنید، باید خوشحال باشید که این سیستم ها اطلاعات شما را رمزدار می کنند و از آنها هنگام تراکنش یا زمانی که روی سرور قرار دارند، به خوبی محافظت می کنند. اما باید بدانید که این سرویس ها کلیدهای رمزگشایی اطلاعات شما را نیز دارند و در صورت اجبار، می توانند اطلاعات تان را رمزگشایی کنند.

اگر اطلاعات بسیار محرمانه و حساسی دارید، آن را دوباره خودتان نیز رمزگذاری کنید تا چشم نامحرم از آنها دور بماند. بهترین راه برای این منظور استفاده از TrueCrypt برای رمزگذاری فایل ها در دراپ‌باکس است. 

اگر می خواهید از طریق کامپیوتر دیگری به فایل خود دسترسی پیدا کنید، توجه داشته باشید که نسخه قابل حمل TrueCrypt را نیز در دراپ‌باکس خود قرار دهید. برای این کار، نصب کننده TrueCrypt را اجرا کنید و در طول روند نصب، گزینه Extract را انتخاب و فایل های باز شده را داخل دراپ‌باکس یا دیگر سیستم های ذخیره ابری قرار دهید.

رمزدار کردن ایمیل

شاید ایمیل شما حاوی اطلاعات مهم و محرمانه باشد، به همین دلیل باید حتما آن را رمزگذاری کنید. اگر از برنامه آوت لوک روی کامپیوتر خود استفاده می کنید، حفظ امنیت مکاتبات شما بسیار آسان است.

رمزگذاری Outlook بر مبنای تعیین رمزعبور نیست. در عوض هر کاربری که بخواهد از قابلیت های امنیتی استفاده کند، یک گواهی نامه دیجیتال دریافت می کند که به طور خودکار پیغام ها را رمز گذاری و رمزگشایی می کند. پیش از اینکه دو کاربر بتوانند پیغام های رمزدار برای یکدیگر ارسال کنند، باید این گواهی نامه ها را از طریق پیغام هایی که به طور دیجیتال رمزگذاری شده اند، با هم به اشتراک بگذارند. شاید کمی پیچیده به نظر برسد، اما این کار بسیار ساده است و فقط چند دقیقه وقت لازم دارد. برای رمزدار کردن پیغام های آوت لوک می توانید به راهنمای رسمی مایکروسافت مراجعه کنید.

به محض دریافت و رد وبدل کردن شناسه های دیجیتال، می توانید با باز کردن یک پنجره جدید، با کلیک روی گزینه های Options > More Options > Security Settings و تیک زدن گزینه «رمزدار کردن پیغام و پیوست های آن» پیغام های رمزدار را ارسال کنید. 

رمزدار کردن پیام های جی‌میل

رمزدار کردن ایمیل هنگام استفاده از جی‌میل کمی متفاوت است. این نامه ها دیگر روی دستگاه شما ذخیره نمی شوند، بلکه در سرورهای گوگل ذخیره می شوند. هنگام نوشتن یا خواندن ایمیل جدید، این نامه ها از طریق اتصال امن HTTPS منتقل می شوند. بنابراین نباید نگران باشید که کسی آنها را در میانه راه سرقت کند. در واقع، تنها احتمال خطری که برای جی‌میل وجود دارد این است که فردی به اکانت شما دسترسی پیدا کند – خطری که می توانید با تعیین یک رمزعبور قوی و تایید دو مرحله ای آن را از بین ببرید. 

اگر می خواهید ایمیلی را برای فردی ارسال کنید که فقط و فقط باید شخص دریافت کننده آن را بخواند، می توانید از نرم افزارهای رمزگذاری دستی مبتنی بر مرورگر استفاده کنید. به این ترتیب، ایمیل موردنظر را برای مخاطب خاص خود رمزدار کنید و رمزعبور آن را از طریق دیگری به اطلاع وی برسانید. با این کار او می تواند با همان نرم افزار، پیغام شما را رمزگشایی کرده و مطالعه کند.

رمزدار کردن نرم افزارهای ورد، اکسل و پاورپوینت

در آفیس های 2010 و 2013 می توانید هر فایل ورد، اکسل و پاورپوینت را به روشی مشابه رمزگذاری کنید. برای این منظور روی گزینه File کلیک کنید – مطمئن شوید که صفحه Info را انتخاب کرده اید و سپس روی گزینه Protect Document کلیک کنید. در آخر، گزینه Encrypt with Password (رمزگذاری با رمزعبور) را انتخاب و رمزعبور قوی و مناسبی برای فایل خود انتخاب کنید. هر کسی بخواهد به این فایل دست یابد، باید رمزعبور را داشته باشد. 

رمزدار کردن فایل های پی دی اف

همچون نرم افزارهای آفیس مایکروسافت، ادوبی آکروبات X Pro نیز رمزدار کردن فایل ها را برای کاربر بسیار آسان کرده است. گزینه این کار در قسمت ابزار و بخش امنیت قرار دارد. روی کلید Encrypt کلیک و سپس گزینه Encrypt with Password (رمزگذاری با رمزعبور) را انتخاب کنید. 

رمزدار کردن یادداشت های Evernote

نرم افزار مبتنی بر کلود (فضای ابری) Evernote بهترین راه برای حفظ و نگهداری اطلاعات مهمی همچون جزئیات حساب، اطلاعات پزشکی، مالی و ... است. اگر دوست ندارید این اطلاعات را بدون محافظت رها کنید، باید بدانید Evernote نیز سیستم رمزگذاری داخلی خود را دارد. یک یادداشت را باز و متنی را که می خواهید مخفی کنید هایلایت و سپس روی آن راست کلیک کنید. در منویی که باز می شود، گزینه Encrypt Selected Text (رمزگذاری متن منتخب) را انتخاب و سپس رمزعبور را تعیین کنید. Evernote، متن منتخب را مخفی می کند و آن را با یک آیکون کوچک قفل نمایش می دهد. هر وقت که دوباره خواستید متن مورد نظر را بخوانید، دو بار روی آیکون قفل کلیک و رمزعبور را وارد کنید. به همین سادگی.

رمزگذاری دیگر موارد

در آخر می خواهیم رمزدار کردن موارد دیگر روی کامپیوتر را به شما بیاموزیم: TrueCrypt. نرم افزار منبع آزاد با بازمتن TrueCrypt به شما اجازه رمزدار کردن یک فایل یا مجموعه ای از فایل های مختلف را می دهد. اگر کامپیوتر کاری یا شخصی شما اسناد حساسی در خود دارد که باید از آنها محافظت شود، این نرم افزار بهترین گزینه است.

برای استفاده از TrueCrypt، نخست آن را دانلود و سپس نصب کنید. روند نصب آن بسیار آسان است.

سپس TrueCrypt را اجرا و کلید Create Volume را انتخاب کنید. در این مرحله پنجره ای باز می شود و باید مراحل ساخت فایل را انجام دهید. در دو صفحه نخست، اجازه دهید همه تنظیمات به صورت پیش فرض باقی بمانند. در صفحه سوم، از شما در مورد مکان فایل پرسیده می شود. اینجا جایی است که قرار است اطلاعات رمزدار شما در هارد درایو ذخیره شود. بنابراین، مکان و رمزی را انتخاب کنید که به یاد آوردن آن برای تان آسان باشد. برا ی تعیین موقعیت، روی گزینه انتخاب فایل کلیک کنید تا پنجره مرورگر فایل برای تان باز شود. برخلاف دیگر پنجره های مرورگر فایل، شما در اینجا نام آن را در قسمت Name وارد می کنید و سپس فایلی با آن نام برای TrueCrypt ساخته و قابل استفاده می شود. 

پنجره بعدی در مورد تنظیمات رمزگذاری فایل است. تنظیمات پیش فرض این بخش خوب هستند به همین دلیل فقط Next را فشار دهید. سپس از شما خواسته می شود تا حجم فایل را مشخص کنید. همه فایل هایی که می خواهید رمزدار کنید باید به اندازه این فضا باشند. به همین دلیل مطمئن شوید فضای کافی ایجاد می کنید. اگر فقط اسناد نوشتاری را در فضای رمزگذاری شده نگهداری می کنید، 500 مگابایت فضا کافی است. اما اگر فایل های رسانه ای ذخیره می کنید، باید دست کم چند گیگابایت فضای خالی داشته باشید. 

در این مرحله از شما رمزعبور درخواست می شود. بنابراین یک رمز قوی انتخاب کنید. در آخر، پس از انتخاب رمزعبور مناسب، مراحل رمزگذاری تمام می شود. در صفحه آخر بر اساس دستورالعمل اقدام کرده و روی گزینه Format کلیک کنید.

در اینجا فضای شما ساخته شده و می توانید فایل خود را در آن ذخیره کنید. هنگام استفاده، در TrueCrypt روی گزینه انتخاب فایل کلیک و فایلی که ساخته اید را انتخاب کنید. سپس روی نام درایو کلیک و گزینه Mount را انتخاب کنید. پس از وارد کردن رمزعبور، TrueCrypt یک درایو مجازی می سازد و کامپیوتر شما به گونه ای رفتار می کند که گویا یک هارد درایو واقعی به آن وصل شده است. می توانید همچون دیگر درایوها، با باز کردن فایل و کلیک کردن روی نام درایو در سمت چپ به آن دسترسی داشته باشید.

فایل های موردنظر خود برای رمزگذاری را داخل هارد درایو مجازی بیندازید و روی گزینه Dismount در TrueCrypt کلیک کنید. فایلی که روی هارددرایو مجازی ذخیره کرده اید، رمزدار و روی فضای فایل شما ذخیره می شود. در صورت تمایل به دسترسی به آنها، TrueCrypt را اجرا و فایلی که قبلا ساخته اید را به راحتی نصب کنید.